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Il est nécessaire de confirmer les modalités d’un accord de mécénat par écrit. Celui-ci protégera les deux parties en cas d’imprévus. Toutefois, l’avantage principal est de clarifier les attentes de chaque partie.

L’accord peut se présenter sous forme d’une lettre d’accord ou d’un contrat en due forme. L’appel à Prométhéa ou à un juriste est nécessaire s’il y a le moindre doute. C’est particulièrement important lorsqu’il s’agit de sommes d’argent importantes et/ou de détails complexes et susceptibles d’être source de malentendus entre les parties.

En général, l’accord doit porter sur les points principaux suivants:

• Un descriptif clair du projet, qui reprend les lieux et dates;
• Le montant du mécénat, mode de paiement et dates auxquelles le paiement est dû;
• Les avantages fournis au mécène (de manière aussi précise que possible);
• Toute restriction éventuelle (c’est-à-dire ce qui n’est pas inclus dans l’accord);
• Les modalités d’annulation ou d’ajournement du projet.